Как работать с электронной рабочей документацией и заполнить СПВ-ТД в 2021 году – СКБ Контур

Как работать с электронной рабочей документацией и заполнить СПВ-ТД в 2021 году – СКБ Контур

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

В России электронные регистры занятости действуют второй год, и бухгалтеры подают отчет NWV-TD в Пенсионный фонд. 1 января 2021 года закончился переходный период – все сотрудники должны были решить, какую форму трудоустройства выбрать. Мы расскажем, как работать с электронной документацией сотрудников в 2021 году.

Что делать с бумажными трудовыми

К концу 2020 года все сотрудники должны были решить, хотят ли они вести учет трудовых книжек на бумаге или перейти на электронный. Если кто-то в то время находился в отпуске по болезни или в продолжительном отпуске, он все равно мог бы «выбрать» свою трудовую книжку в 2021 году.

Сотрудники, подавшие заявление о приеме на работу в бумажном виде или не подавшие заявление о приеме на работу, сохранят бумажную документацию о трудоустройстве. Они должны будут вести бумажный учет занятости, но в то же время они должны будут хранить информацию о занятости в электронном виде и подавать ее в Пенсионный фонд на бланке SZV-TD.

Можно ли изменить формат документации сотрудников в 2021 году?

В 2020 году сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку или не подавал заявление – он может в любой момент заменить бумажную трудовую книжку на электронную. В 2020 году сотрудник выбрал электронный регистр занятости – бумажный регистр восстановить он не может. Сотрудник впервые вышел на работу в 2021 году – можно создать только электронную трудовую книжку, у сотрудника нет выбора.

Даже если сотрудник выберет электронную книгу документооборота, книгу документооборота выбросить нельзя. Он должен сохранить его и предъявить при новом приеме на работу, чтобы подтвердить стаж работы до 2020 года.

Лица, выбравшие электронную трудовую книжку, с 7 марта 2021 года смогут подать заявление в пенсионный орган и потребовать переноса трудовой документации до 2020 года из бумажной трудовой книжки в электронную трудовую книжку. При расхождении данных фонда с данными бумажного реестра занятости фонд уточняет информацию у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того, как ИПФ внесет в личный кабинет информацию из журнала документооборота за период до 2020 года, вы сможете использовать только форму STD-PFR и не беспокоиться о сохранении бумаги.

Когда в 2021 году к вам придет на работу сотрудник другой компании, проверьте его бумажную историю занятости. Если нет записи о закрытии, это означает, что вы решили сохранить бумажную копию, и вам все равно следует сохранить ее. Если есть запись о выборе места работы в электронном виде – сохраняйте только электронную версию.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Сотрудник может в любой момент написать заявку и перейти с бумажной документации сотрудника на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, предоставьте бумажную тетрадь с соответствующей записью. Срок оформления трудовой книжки в нормативных актах не указан, но по аналогии с оформлением личных документов по заявлениям – допускается 3 дня. Отчет должен быть подписан работником и лицом, ответственным за ведение трудового учета, или работодателем.

Пример внесения записи в трудовую книжку после выбора электронной формы

В журнале трудовых книжек в колонке 13 делается запись: «На основании письменного заявления (имя и фамилия) сведения о трудоустройстве были предоставлены работодателем в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса.

С момента выдачи бумажной справки с места работы работодатель не несет ответственности за ее заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своём стаже

Сотрудник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить информацию о своей трудовой книжке следующим образом.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФРутвержден приказом Минтруда РФ от 20 января 2020 г. № 23Н. В форме отражена информация обо всей профессиональной деятельности, в том числе за периоды до 31 декабря 2019 года (название работодателя, период работы).

ПФР может выдавать информацию о профессиональной деятельности как в бумажном, так и в электронном виде – с расширенной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только в бумажном виде, «Госуслуги» только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. При отсутствии у работника бумажной рабочей документации работодатель обязан выдать заверенную справку о профессиональной деятельности в бумажном виде. или в электронном виде.

Это необходимо сделать в течение трех рабочих дней с момента получения запроса работника или в день расторжения трудового договора. Если работник не запрашивает информацию в день увольнения, она должна быть отправлена ​​ему на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может предоставить данные только за тот период, когда работник работал у этого работодателя.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Для того, чтобы Пенсионный фонд регулярно получал новую информацию о профессиональной деятельности сотрудников, отчеты необходимо подавать по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации № 730П от 25.12.2019.

Форма должна быть заполнена для всех официально работающих или уволенных лиц. сотрудников (в том числе частично занятых), а также фиксировать другие кадровые изменения и отражать информацию, содержащуюся в поданном заявлении, по выбранному формату приема на работу.

Требования к заполнению формы

Формы должны быть заполнены чернилами, печатными буквами или на компьютере без помарок и исправлений. Вы можете использовать любой цвет, кроме красного и зеленого.

Читайте также:  Претензия на дефектный товар: 5 образцов

Документ по форме СЗВ-ТД должен быть заверен подписью директора или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы своей подписью.

Информация о сотрудниках, застрахованном лице и информация о профессиональной деятельности сотрудников должны быть заполнены. Если в данном месяце у сотрудника не было мероприятий по укомплектованию персоналом, то «пустая» форма не отправляется.

В столбце 1 таблицы в форме NWR-TD нумерация сплошная. Номера событий должны быть в возрастающем порядке и не могут повторяться.

Значения в столбцах «Дата (день, месяц, год) приема, передачи, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Причина» приведены в формате ДД. М.М. ГГГ. Если СЗВ-ТД подается ежемесячно, это должно быть в пределах отчетного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер ПФР». Введите номер, присвоенный застрахованному при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр в следующем формате: XXX-XXX-XXXXXX.

«Название организации / индивидуального предпринимателя». Необходимо указать то же название компании, что и в учредительных документах, а также название ОП или филиала иностранной компании, работающей в России. Если такая информация предоставляется ИП, юристом или нотариусом, они должны указать полную фамилию, имя и отчество – как в паспорте.

“БАНКА”. Указывается ИНН работодателя – организации (10 знаков) или физического лица (12 знаков).

«КППП». Он должен состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилия, имя и отчество (при его наличии) сотрудника необходимо вводить русскими буквами в знаменателе. Кроме того, обязательно укажите дату своего рождения и номер СНИЛС. Информация о работниках должна быть такой же, как в страховом свидетельстве или в форме ADI-REG.

Сведения о поданном заявлении

Здесь следует указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал сотрудник – бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Примечание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительный вариант. форма ведения трудовой книжки уже является основанием для подачи CMP-TA.

Если необходимо исправить дату подачи заявки зарегистрированным лицом, отправьте форму SZVT-DD и введите новую дату подачи заявки в соответствующее поле.

Если вам необходимо отменить ранее поданную информацию о заявке, введите ранее поданную дату подачи заявки и отметьте «Х» в поле «Отметка об отмене».

Отчётный период

Поле «Отчетный период» необходимо заполнить, если форма отправляется ежемесячно, но только до 1 июля 2021 года, когда новая форма станет применимой.

Номер месяца необходимо вводить в формате MM. Также в этом разделе необходимо указать год в формате ГГГГ, к которому относится ссылочный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (день, месяц, год) приема на работу, перевода, отстранения, увольнения» введите дату кадрового события в формате ДД. ММ. ГГГГ. Также в отдельной колонке необходимо указать тип личного мероприятия:

Код О кадровом событии сигнализирует следующий код Что означает символ
1ПРЕДЛОЖЕНИЕПрием на работу (службу)
2ПЕРЕВОДПеревод на другую работу
3ИЗМЕНЕНИЕ ИМЕНИИзменение имени застрахованного лица
4УЧРЕЖДЕНИЕ (РАСПРЕДЕЛЕНИЕ)Определение (присвоение) второй и последующих профессий, специальностей или другой квалификации работника должно быть дополнено указанием классов, категорий или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. Д.). .).
5ОТМЕНАУвольнение
6ЗАПРЕТ НА РАБОТУ (ВИД РАБОТЫ)Лишение по решению суда права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Подраздел «Наименование»

Колонка «Рабочая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид порученной работы), структурная разбивка Заполняется в соответствии с графиком работы персонала. Некоторые должности имеют льготы или ограничения и поэтому должны быть названы в соответствии с требования квалификационных инструкций. Структурное подразделение указывается, если сведения о нем внесены в трудовой договор.

Этот столбец также должен содержать информацию об агрегировании должностей, если сотрудник работает неполный рабочий день. Также можно ввести другую информацию (комментарии) о мероприятии.

Столбец «Функции кода деятельности». С 1 января 2021 года предоставляется код, состоящий из семи алфавитно-цифровых знаков в формате «ХХ. ХХХ-X-X», где:

    первые пять цифр, разделенных точкой, представляют собой код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащий обобщенную трудовую функцию, к которой относится работа, выполняемая работником на данной должности (профессии) , специальность (раздел III профессионального стандарта); последние два буквенно-цифровых знака (раздел II профессионального стандарта) – алфавитный знак обобщенного кода трудовой функции и цифровой знак уровня квалификации, к которому относится эта обобщенная трудовая функция.

Это поле необходимо заполнить, если существует утвержденный профессиональный стандарт и работодатель решил его применить.

С 1 июля 2021 года поле «Функциональный код» станет обязательным, и способ его заполнения изменится. Обязательно указывается код Общероссийского классификатора профессий. См. Подробности в обзоре ревизии.

Поле «Причина увольнения». Укажите причину расторжения трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом. А также наименование документа, на основании которого был расторгнут трудовой договор и абзац, часть статьи, статья нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Поле «Название документа». Укажите тип документа (приказ, приказ, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» – дату и номер приказа или приказа, на основании которого работник был принят на работу (переведен). , уволен и др.).

Поле”Дата”. Дата вводится в формате ДД. М.М. ГГГГ.

Поле «Номер документа». Введите номер документа – без знака «Нет».

Читайте также:  Как заключить акт дарения через МФЦ: документы, порядок, условия

Если необходимо отменить запись о профессиональной деятельности зарегистрированного лица, застрахованное лицо подает полностью заполненную форму SPV-TD в соответствии с первоначальной информацией, подлежащей аннулированию, с отметкой «X» в графе «Признак аннулирования». о приеме на работу, переводе, увольнении ».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

Только компании с 25 или менее застрахованными сотрудниками могут подавать бумажный отчет. Все остальные лица должны предоставить эту информацию в электронном виде, используя усовершенствованную квалифицированную электронную подпись.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект поправок к закону о персонализированном учете (Федеральный закон № 1115653-7).

Информацию в форме SZV-TD необходимо будет подавать в электронном виде только в том случае, если у застрахованного лица работает более 10 человек. Также планируется ввести положение о том, что форма может подаваться не только лично, но и доверенным лицом застрахованного лица в виде электронной доверенности, подписанной электронным поверенным. Форма доверенности будет утверждена позже в ПФР.

Информация не обязательно должна быть предоставлена ​​для всех сотрудников, а только для тех, кто уволился, был принят на работу, переведен на другую постоянную работу или подал заявку на бумажную или электронную карту вакансии (полный список мероприятий по укомплектованию кадрами можно найти в таблицу выше). Нулевые отчеты представлять не нужно.

Срок доставки зависит от причины отчета:

    Прием на работу и увольнение – форма подается не позднее рабочего дня, следующего за выходом соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих исполнение (прекращение) трудовых отношений; Перевод на другую постоянную работу, подача заявления об определении способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году Вы не подавали заявление по уважительной причине) или предоставление информации о профессиональной деятельности – не позднее 15-го дня. месяца, следующего за месяцем, в котором они являлись местом деятельности персонала.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если застрахованное лицо не предоставит информацию в форме NWB-TD, предоставит ее несвоевременно или с ошибками, Пенсионный фонд сообщит об этом в инспекцию труда. За неоднократные нарушения при составлении протоколов должностные лица несут административную ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). Это также может привести к незапланированным проверкам со стороны инспекции.

Читайте также:

    Федеральная служба финансовой разведки обновила форму СЗВ-ТД с 1 июля 2021 года. Как рассчитать премии и заполнить SPV-TD для МСП в 2021 году Как заполнить форму СЗВ-ТД: ответы на сложные вопросы Для отправки формы СПВ-ТД необходимо зарегистрироваться в новом приемном комплексе Пенсионного фонда России.
Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку новостей, и мы поможем вам разобраться в юридических требованиях, посоветуем, что делать в спорах, и научим, как зарабатывать больше.

Как работать с электронными трудовыми книжками

Российские компании перешли на электронный учет занятости. С 1 января 2021 года работодателям больше не нужно будет составлять бумажные записи о занятости для тех сотрудников, которые впервые в жизни выходят на работу. Достаточно подать информацию в пенсионный фонд. В этой статье мы проверим, как работать по новым правилам.

Что такое электронная трудовая книжка

В акте нет такого понятия – электронной трудовой книжки. Вы можете подумать, что это бумажная рабочая тетрадь, только в электронном виде, но это не совсем так.

Фактически, именно работодатель предоставляет информацию о сотрудниках ПФР. Эта информация хранится в базе данных, из которой вся информация о стаже работы данного человека может быть загружена и получена в любое время. Этот отрывок представляет собой электронную книгутрудовые книжки.

Что в правилах. Переход на электронную документацию о трудоустройстве начался в 2020 году. Все условия и сроки перехода изложены в Законе № 439-ФЗ, регулирующем внесение изменений в Трудовой кодекс.

Обязат ли переход на электронные документы сотрудников. В 2020 году все работодатели должны были перейти на электронные записи о занятости, а работники должны были решить, хотят ли они оставить бумажные записи о занятости или нет, и обратиться к работодателю с просьбой сделать это.

Начиная с 2020 года, электронные регистры занятости будут вводиться для всех новых сотрудников, независимо от того, отказались они от бумажных регистров занятости или нет.

Что будет с бумажной трудовой документацией. Если сотрудники решили вести трудовые книжки в бумажной форме или вообще не подавали заявки, работодатель все равно должен вести обе книги: перенести информацию в электронную книгу и внести их в бумажную книгу.

Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу

С 1 января 2020 года работодатели должны вносить всех сотрудников в электронную книжку при приеме на работу.

Бумажная документация по трудоустройству может быть опущена в двух случаях:

Этот человек работает впервые. Человек отказался вести бумажные записи о занятости.

Если человек решит вести бумажные записи о занятости, вам необходимо будет хранить их старые записи о занятости вместе с электронными записями о занятости. Вам необходимо будет записывать все изменения в вашей бумажной трудовой книжке: прием на работу, встречи, вознаграждения и увольнения.

Если соискатель еще не подавал заявление о приеме на работу, но хочет отказаться от своей бумажной документации. Вы должны сначала нанять его по старым правилам:

Сделайте запись о занятости в бумажном реестре занятости. В тот же день или на следующий рабочий день подайте анкету в Пенсионный фонд РФ. В нем должны быть отражены как дата вашего приема на работу, так и дата, когда вы подали заявление об увольнении с делопроизводства. В день отправки формы отказ должен быть зарегистрирован в трудовой книжке и передан сотруднику.

Читайте также:  Раздел V

С этого момента вам нужно будет только подавать в пенсионный фонд информацию в электронном виде.

Как проверить, обратился человек или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал ли он заявку на ведение электронной трудовой книжки на своем предыдущем рабочем месте. Тогда план действий следующий:

Если у него осталась бумажная трудовая книжка – проверьте, есть ли запись об отклонении заявления. Если у него на руках нет трудовой книжки, попросите сотрудника предоставить справку, содержащую сведения о трудовой книжке – электронную трудовую книжку в виде СТД-ПФР. Работник может обратиться за ним напрямую в ПФР через госуслуги. Справка будет содержать примечание о необходимости или отсутствии необходимости хранить трудовую документацию в бумажном виде.

Новые отчеты появляются вместе с электронной записью о трудоустройстве.

Как вносить сведения в электронную трудовую

С 2020 года все кадровые изменения должны отражаться в отчете, который бухгалтеры или сотрудники отдела кадров отправляют в ПФР. Это касается как новых сотрудников, так и уже нанятых.

Отчет необходимо подавать на каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, при смене штата. Для сотрудников, работающих по государственному трудовому договору, отчет не требуется.

Информация из этих отчетов вводится в единую базу данных ПФР, из которой затем может быть получена выписка, которая рассматривается как электронный рабочий регистр.

Вот что нужно включить в отчет:

    Компания или личная информацияпредприниматель, на которого работает сотрудник Информация о сотруднике: имя и фамилия, дата рождения, СНИЛС, должность. Информация о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении. Информация о документе, по которому совершается персональное действие.

Сдавать отчет необходимо каждый раз:

    когда работник был принят на работу; отклоненный; при переводе сотрудника на другую должность присвоена новая квалификация или специальность; работник подал заявление об отказе в выдаче или сохранении бумажной документации.

На каждого сотрудника составляется отдельный отчет, который необходимо сдать после смены. Если с сотрудником все в порядке и он работает так же – отчет не нужно подавать.

Заполненная форма

Стандартные сроки отчетности зависят от того, что произошло:

    В случае приема на работу или увольнения – не позднее следующего рабочего дня. В прочем – до 15 числа следующего месяца.

Форма отчетности утверждена ПФР и подходит для всех компаний и частных предпринимателей. Если у вас работает до 25 сотрудников, вы можете подавать расчеты в бумажной или электронной форме. Если вам больше 25 – только в электронном виде.

До 15 февраля 2021 года надо сдать за сотрудников, по которым еще не подавали отчет по новой форме

Если у вас есть сотрудники, которые были наняты до 2020 года, и с тех пор с ними ничего не произошло, и они не подавали заявления об увольнении или удержании на бумаге, значит, вы еще не представили отчет о них в ПФР.

Для таких сотрудников форма должна быть отправлена ​​до 15 февраля 2021 года. Форма должна содержать последнюю запись в разделе «Информация о вакансии» бумажного реестра занятости по состоянию на 1 января 2020 года.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронным досье сотрудников проще как для работодателя, так и для работника.

    Меньше бумажной работы – нет необходимости вести бумажные записи о найме сотрудников, которые отказались от участия. В случае потери бумажной документации сотрудника потребуется восстановить меньший объем документации сотрудника, например, в случае пожара или наводнения в офисе потребуется восстановить документацию только этих сотрудников. которые не отклонили документы своих сотрудников.

    В любой момент есть возможность подготовить резюме с информацией о вакансии – такая возможность доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.

Для работодателей есть только одно неудобство – переход на новую систему потребовал дополнительных усилий со стороны компаний и индивидуальных предпринимателей. В 2020 году работодатель должен был должным образом оформить переход:

    Уведомить сотрудников о том, что они могут подать заявление об увольнении или остаться работать на бумаге до 31 декабря 2020 года; Начать отчетность по форме; Внесение изменений во внутренние документы, регулирующие порядок работы с документацией сотрудников – чаще всего это правила внутреннего распорядка.

У сотрудников нет недостатков: они все равно могут вести бумажные записи о сотрудниках параллельно с электронными, если они не хотят отказываться от них.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если работодатель не перейдет на электронную трудовую книжку и не представит информацию в ПФР до 1 января 2021 года, работодатель может быть оштрафован:

    для индивидуального предпринимателя – до 5000; Для компании – до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Инспектор труда должен решить, какое именно наказание следует наложить. Возможно, сумма будет меньше, а может даже закончиться предупреждением.

Также предусмотрены штрафные санкции за непредставление или допущенные в нем ошибки: от 300 до 500 ₽ для директора или ответственного сотрудника.

Оцените статью
Добавить комментарий