Заполнение трудовой книжки; 2020: инструкции и правила, пример – Buchonline

Заполнение трудовой книжки; 2020: инструкции и правила, пример – Buchonline

Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и образец

Трудовая книжка – основной документ работника. Однако ответственность за правильное оформление этого документа несет работодатель (организация или индивидуальный предприниматель). Наша статья поможет вам не ошибиться при заполнении трудовой книжки в 2020 году. В нем, в частности, рассказывается, как оформить новую трудовую книжку, как правильно ввести информацию о работе, в каком порядке исправить допущенную ошибку, выдать работнику копию трудовой книжки или сделать дубликат трудовой книжки. Это. Есть также примеры правильной документации, связанной с увольнением.

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила изложены в ст. 66 и 84.1 ТК РФ. Эти правила подробно описаны в двух документах. Первый документ – Положение о ведении и хранении трудового учета (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 № 225; далее – Положение). Второй документ – Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Министра труда от 10.10.03 № 69; далее – Инструкция). Перечислим самые важные положения.

Сначала все записи делаются ручкой. Это может быть шариковая ручка, гелиевая или перьевая ручка. Допускаются синие, пурпурные или черные чернила. За одним исключением – первоначальная запись о работодателе в разделе «Информация о вакансии» может быть сделана путем его печати (письмо № 1922-6-1 Роструда от 19.08.15).

ВАЖНЫЙ. Следует позаботиться о том, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до выхода на пенсию.

Во-вторых, сокращения не допускаются (например, запрещено писать «prik.» Вместо «order» или «rasp.» Вместо «order»). При указании должностей сотрудников и сокращенного наименования компании могут использоваться сокращения с указанием организационно-правовой формы (ООО, ОАО, ФГУП и др.).

В-третьих, есть единые правила указания дат. Дата и месяц должны быть записаны двузначными арабскими цифрами, а год – четырехзначными арабскими цифрами (например, 24 октября 2020 г.). Но есть нюанс. На титульном листе дата завершения трудовой книжки заносится по-разному: номер и год – арабскими цифрами, месяц – прописью.

В-четвертых, записи в каждом разделе нумеруются отдельно по методу (1, 2, 3 и т. Д.). Если все страницы раздела заполнены, создается вкладыш, в котором должна быть продолжена нумерация соответствующего раздела трудовой книжки (п. 38 Правил).

Создание кадровой документации с использованием готовых шаблонов и бесплатное хранение кадровой документации на сайте

ОСТОРОЖНОСТЬ. С 2020 года сотрудники могут отказаться от обычных журналов документооборота. В этом случае данные о занятости будут «собираться» только в базе данных ПФР, без дублирования их в традиционной трудовой книжке. Работник сможет получить выписки из этой базы данных также через своего работодателя.

Работа с электронными книгами занятости и подготовка всех связанных отчетов

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

Работодатель должен выдать трудовую книжку лицу, которое принимается на работу впервые, в течение одной недели после приема на работу. В этом случае зачетная книжка должна быть заполнена в присутствии работника (пункт 8 Положения).

Работодатель покупает бланк трудовой книжки. Но эти расходы можно переложить на работника. В частности, по его просьбе стоимость анкеты может быть вычтена из его заработной платы (пункт 47 Положения). Методы компьютерного контроля при выдаче трудовых книжек не применяются (письмо Минфина от 25.01.19 № 03-01-15 / 4355).

Титульный лист заполняется на основании принесенных сотрудником документов (паспорт, диплом и т. Д.).

Данные сотрудника – имя, фамилия, отчество и дата рождения – берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате MD. Ì.Ì. YYYY; слово «год» не вводится.

Информация об образовании (диплом, аттестат, свидетельство о прохождении обучения и др.) Переносится из документов об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), как и сведения о профессии и специальности.

ОСТОРОЖНОСТЬ. Записи должны быть сделаны так же, как в документе об образовании, без сокращений.

На титульном листе должна быть указана дата завершения диссертации (дата и год цифрами, месяц прописью). Затем ставятся две подписи: сотрудник и лицо, ответственное за ведение трудовой книжки. Если работодатель использует штамп, на нем обязательно ставится штамп.

Дальнейшие записи в трудовой книжке лица, принятого на работу впервые, так же, как и для других сотрудников.

Бесплатная подготовка и печать трудового договора

Изменение титульного листа

Детали титульной страницы должны быть исправлены, если какая-либо информация о сотруднике изменилась (например, человек изменил свое имя, получил образование и т. Д.). Это делается следующим образом.

Что касается личных данных (имя и фамилия, дата рождения), то предыдущая запись аккуратно зачеркнута одной строкой, а новая информация написана выше (или рядом с ней). При этом реквизиты документа, в который были внесены изменения, записаны на внутренней стороне обложки. Запись на обложке должна быть подтверждена подписью работодателя или лица, уполномоченного вести бухгалтерский учет, и печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы, если такая печать имеется.

Информация об образовании, профессии или специализации корректируется по-другому. Если соответствующее поле не заполнено, просто введите данные на основании документа, предоставленного сотрудником. Если «образовательные» поля уже были заполнены, новая информация их дополняет, а не заменяет. Это означает, что работодатель добавляет данные о новом образовании, профессии или специальности, не удаляя ранее указанные данные.

СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в другом порядке (см. Ниже раздел «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).

Сведения о приеме на работу

Информацию о трудоустройстве можно найти в разделе «Информация о трудоустройстве». Он заполняется одинаково для людей, которые регистрируют свою трудовую книжку впервые, и для людей, которые работали в прошлом.

Сначала необходимо ввести информацию о работодателе. Их необходимо отразить в виде заголовка посередине колонки 3 раздела. Введите полное и, если возможно, сокращенное название компании или полное имя предпринимателя. Как уже было сказано, допустимо использование штампа, содержащего информацию о работодателе. С этой записью не связан серийный номер.

Читайте также:  Форма договора купли-продажи гаража 2021 для физических лиц, акт передачи и квитанция о получении денег

Трудовая книжка размещается непосредственно под заголовком. В столбце 1 должен быть указан следующий порядковый номер (т. е. следующий номер, который уже существует в рабочем регистре, или «1», если это новый рабочий регистр). Дата выдачи наряда на работу (можно использовать единую форму № Т-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графе 3 указываются данные о должности и подразделении (если указано в приказе), в котором трудоустроен работник. Столбец 4 содержит данные заказа: название документа, его дату и номер.

Бесплатное оформление и печать заказа по форме № Т-1.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ. Никакие другие сведения из приказа о приеме на работу, в том числе сведения об испытательном сроке, в трудовую книжку не переносятся.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вводится в разделе «Информация о вакансии». Это делается следующим образом.

В столбце 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графе 2 указывается дата выпуска, указанная в соответствующем положении (единыйформа № Т-8). Обратите внимание, что в некоторых случаях дата выпуска может не совпадать с датой выдачи заказа. Возможен, например, отпуск с последующим увольнением или прогулы.

Причину и основание для деблокирования необходимо указать в графе 3. Все данные взяты из заказа. Причина увольнения должна быть указана в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации или иным федеральным законом, со ссылкой на его статью, пункт или пункт (пункт 5 статьи 84.1 Трудового кодекса).

ВАЖНЫЙ. В трудовой книжке разрешены следующие записи: «уволен», «увольнение» или «увольнение». Это связано с тем, что полное наименование унифицированной формы приказа: Приказ (приказ) о расторжении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Это означает, что термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора эквивалентны.

В поле 4 введите реквизиты приказа об увольнении (наименование, номер и дату выдачи).

После оформления увольнения все записи, сделанные в трудовой книжке за период работы работника, должны быть заверены. Для этого в графе 3 раздела «Информация о работе» в строке, следующей за строкой, в которой указывается причина увольнения, ставится подпись сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, с указанием его должности. Если организация или индивидуальный предприниматель имеет печать, подпись заверяется соответствующей печатью. Следующая строка должна быть подписана увольняемым сотрудником.

Примеры увольнительных записок

Трудовой договор расторгается по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.

Трудовой договор расторгается по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 часть первая ст. 77 ТК РФ.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, п. 3 часть первая ст. 77 ТК РФ.

Трудовой договор расторгнут в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением установленных сторонами условий трудового договора, ст. 77 (1) (7) Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника перейти на другую работу, которая была ему необходима в соответствии с медицинской справкой, ст. 77 (1) (8) Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, ст. 81 (1) (1) Трудового кодекса Российской Федерации.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Уволен в связи с сокращением занятости у индивидуального предпринимателя, гл. 2 п.1 ст. 81 ТК РФ.

Подготовьте кадровые документы бесплатно по готовым шаблонам

Порядок исправления ошибок зависит от того, где именно была допущена ошибка и когда она была обнаружена. Так, если при заполнении титульного листа была допущена ошибка и она сразу была обнаружена, то такая трудовая книжка считается сломанной и подлежит уничтожению (для составления акта). Работнику выдается новая трудовая книжка (§ 42 правил).

Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания формы сотрудником и внесения других записей в трудовую книжку, необходимо внести исправление. Неправильная запись перечеркивается одной линией, а рядом с ней вводятся правильные данные (вверху, внизу, сбоку). Детали документа, на котором основано изменение, должны быть указаны на левой стороне внутренней обложки. Эта запись на обложке заверяется подписью работодателя или его уполномоченного представителя и печатью, если таковая имеется.

Другая процедура применяется, если ошибки обнаружены в разделах «Сведения о трудоустройстве» или «Сведения о гранте».Вычеркивание этих полей недопустимо, а любые изменения вносятся путем признания записей недействительными (пункт 1.2 Инструкции).

Если вы обнаружите какую-либо ошибку в данных о вашей должности (включая неверную информацию о переводе или увольнении) или в данных о вознаграждении, вам следует сделать следующее.

Введите номер следующей записи в столбце 1 и текущую дату в столбце 2. В столбце 3 введите следующий текст: «Запись с таким-то номером недействительна». И далее в том же столбце следует указать правильную информацию, если таковая имеется. Например: «Запись №12 недействительна. Работаю слесарем». Если запись была сделана ошибочно и нет необходимости ее изменять, достаточно указать недействительность информации в графе 3. Например, если в графе 12 была неверная запись об увольнении (и сотрудник был фактически не отклонен), для исправления достаточно указать в графе 3 «Запись № 12 недействительна».

Как заверить копию

В столбце 4 введите данные, относящиеся к заказу или заказу, на основании которого в трудовую книжку внесены верные данные. Если новая запись отменяет только предыдущую, столбец 4 остается пустым.

ОСТОРОЖНОСТЬ. Исправления могут быть сделаны не только в отношении «собственных» ошибок. Таким же образом исправляются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. Однако исправления должны быть инициированы самим сотрудником. Текущий работодатель может указать на ошибку и должен предоставить работнику всю необходимую помощь, если об этом попросят (пункт 27 правил).

Читайте также:  Налог на продажу квартиры 2021 г

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Его необходимо составить в течение трех рабочих дней с момента получения заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия делается следующим образом. Ксерокопируются все заполненные страницы зачетной книжки, начиная с внутренней обложки. Каждая сторона копии помечена (или проштампована) с точностью до копии («Точная копия» или «Точная копия»). Эта надпись подписывается работодателем или уполномоченным им лицом с указанием имени и фамилии, должности и даты.

Дубликат трудовой книжки

Сразу после копии страницы, содержащей последнюю запись в трудовой книжке, должна быть сделана запись «В настоящее время в эксплуатации». Запись должна быть подписана работодателем или его уполномоченным представителем с указанием имени, должности и даты.

Учет рабочего времени ведется бесплатно в онлайн-бухгалтерии.

Это официальный документ, полностью заменяющий исходную трудовую книжку. Дубликат – это исходный документ, а не его копия. Выдается в случае утери трудовой книжки. Это также можно сделать в том случае, если исходная трудовая книжка не была физически утеряна, а пришла в негодность (изношена, порвана, сожжена, заполнена жидкостями и т. Д.)

Во всех этих случаях необходимо заполнить новую форму трудовой книжки. Следовательно, на титульном листе в правом верхнем углу есть запись (или штамп) «Дубликат». Далее информация о сотруднике предоставляется на основании документов, действующих на день заполнения дубликата. Порядок ввода этой информации и подписания титульного листа такой же, как и для первой трудовой книжки.

Раздел «Информация о вакансии» заполняется следующим образом.

В графе 3 без заголовка и без присвоения номера и указания даты введите общий стаж работы сотрудника на дату начала работы у текущего работодателя. Это означает, что вводится общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих работах. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца и 12 дней». Стаж работы рассчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если не утеряна.

Далее вносятся конкретные записи о работе – от старых до недавних. То же самое и здесьправила внесения записей о работе в исходную версию буклета: столбец 1 пронумерован последовательно, столбцы 2 и 3 содержат данные из соответствующих документов, а столбец 4 содержит информацию о документах, на основании которых были сделаны записи.

Правила заполнения трудовой книжки

Затем следует сделать запись о текущем трудоустройстве у работодателя, выдавшего дубликат. В конечном итоге этот документ будет иметь такой же эффект, что и исходная трудовая книжка, и может использоваться в кадровом администрировании.

    Соблюдение вышеперечисленных требований позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2020 году, сделать копию или дубликат. Следовательно, в случае проверки работодатель не будет оштрафован по ст. 5.27 ч. 1 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки или отсутствие трудовой книжки, штраф составляет: для компании – 50 000 рублей, для индивидуального предпринимателя – 5 000 рублей. Кроме того, правильное ведение трудовых книжек позволит вам избежать конфликтов с сотрудниками, в том числе судебных разбирательств. Порядок заполнения трудовой книжки – это последовательность действий по внесению записей в основной документ трудовой книжки работника. Закон строго регулирует способ заполнения формы, кто и в каком порядке делает записи. Продлены майские каникулы: что делать работодателям перед праздниками Майские праздники: как считать и когда идти на работу Потому что в мае 2021 года отдыхаем

Нормативная база

Законодательное регулирование вопроса

7 мая 2021 года – сокращенный день.

Когда будут выплачиваться пенсии за май 2021 года?

Заполняем титульный лист

Оформление документации сотрудника в 2020 году регулируется следующими положениями:

    Таким образом, следует понимать, что указанные нормативные документы не являются рекомендациями к исполнению, а представляют собой четко определенные нормы, по которым утверждается образец трудовой книжки, неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП. Российской Федерации. Заглавный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

первое занятие;

Первое оформление дубликата трудовой книжки.

    Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 и с тех пор не менялся. Вся информация о владельце трудовой книжки вводится черными, синими или фиолетовыми чернилами. При заполнении укажите: ИМЯ И ФАМИЛИЯ; Дата рождения (ДД. М.М. ГГГГ);

образование и специальность;

    профессия. Информация вводится на основании документов, предоставленных сотрудником: мы вводим ее так, как она там записана. Никаких записей или записей «на слово» сотрудника не делается. Текст следует вводить аккуратно, разборчивым почерком. Никаких пятен или ошибок не допускается. Даты должны быть написаны арабскими цифрами. Какие документы необходимо предоставить работнику при заключении трудового договора: Образование (если работа требует определенных знаний, навыков и умений); Военный учет (если человек является военнослужащим);

СНИЛС (если у работодателя нет такого документа – он оформляет его самостоятельно);

заграничный пасспорт.

Трудовая книжка не указана, но учтите, что это обязательный документ. Пример регистрации трудовой книжки 2020 можно увидеть ниже.

Все, что написано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за комплектование, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, независимо от формы собственности и вида деятельности, один из сотрудников несет ответственность за заполнение и хранение трудовых книжек внутри организации (пункт 45 Положения, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации № 225. от 16.04.2003). Неважно, кто это – HR, бухгалтер, сотрудник другой службы или сам директор. Важно, что такое лицо назначается одноименным постановлением – утверждающим. лицо, ответственное за комплектование и хранение рабочих файлов и их вкладышей. На это направление желательно выделить двух сотрудников. Если один из сотрудников заболел или ушел в отпуск, другой будет поддерживать его все это время.

Читайте также:  Стоматологическое лечение

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

После этого проставляется печать предприятия, если таковая имеется. Его печать ставится в отведенном для этого месте на бланке. Если нет пломбы, ее не ставят.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того, как руководитель отдела кадров внесет необходимые данные, владелец документа ставит свою подпись в специально отведенной строке в знак согласия с тем, что все данные введены правильно. Если допущены ошибки, то такой документ считается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выдается новый бланк (за счет организации).

    Что делать, если сотрудник меняет свои личные данные? Не выбрасывать книгу. Да, не обязательно, в этом случае регламент предусматривает возможность внесения изменений: старые данные сотрудника на титульном листе аккуратно вычеркиваются (речь идет о N. I.P.), а новые данные заносятся в рабочий лист. Данную запись заверяем своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ставьте ее тоже). Более подробно, как заполнять трудовую книжку в 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Правительством РФ от 16.04.2003 № 225. Следует помнить, что исправление Запись на титульном листе и в остальных разделах трудовой книжки осуществляется по-разному. После заполнения титульной страницы перейдите в раздел «Информация о вакансии». Здесь следует отметить следующее: название компании; число, месяц и год записи; факт приема на работу; движения по позициям; переводы (постоянные);

объединение рабочих мест (по желанию сотрудника на основном рабочем месте);

Образец заполнения трудовой книжки (2020)

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

причины прекращения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 производятся на основании приказа руководителя организации. Подробная информация о документе приводится в отведенном для этого поле. Запись должна быть сделана в течение 7 дней с момента назначения (в случае приема на работу, перевода, продвижения по службе и т. Д.), В случае увольнения записи вносятся в последний рабочий день (п.10 Положения утвержден. Постановлением № 225). Бывает, что специалисты путают пятидневный и семидневный дедлайны. Пятидневный срок – крайний срок, по истечении которого работодатель должен подготовить для работника трудовую книжку (раздел 3 Положения). Каждой записи соответствует серийный номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Информация о вакансии». Порядок ввода информации в этот раздел: В графе «Информация о работе» введите данные о предприятии-работодателе (без сокращений). В первом столбце «№» записи присваивается порядковый номер. Во втором столбце «Дата» (ДД. ММ. ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).

Третий столбец содержит данные о трудоустройстве с указанием должности (как в трудовом договоре).

Как внести запись об увольнении

Четвертый раздел содержит подробную информацию о постановлении или другом законодательстве, касающемся занятости.

Когда приходит время, люди покидают организацию по разным причинам. Информация о прекращении трудовых отношений также вводится здесь посредством следующей записи. Пример того, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Запись в трудовую книжку производится в соответствии с приказом работодателя (точно так же, как и в приказе, без сокращений). Причина увольнения (ст. 77 ТК РФ) приводится, например: «Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Пример заполнения трудовой книжки на этом земельном участке представлен ниже.

Если трудовые отношения прекращаются по другим причинам, например, из-за потери доверия, делается ссылка на статью, положение следует читать следующим образом: «Трудовой договор расторгается из-за виновных действий сотрудника. непосредственно на благо, что приводит к потере доверия работодателя к работнику, ст. 81.1.7 ТК РФ. «Независимо от причины увольнения с работы, работник знакомится с протоколом и получает на руки бланк документа.

Запись должна быть подписана и скреплена подписью директором (или уполномоченным лицом) и скреплена печатью компании (если есть). В качестве знака Сотрудник подписывает форму, называет свое имя и инициалы. Важно расшифровать подпись, так как имя должно совпадать с данными на обложке. Затем работник подписывает и расписывается в журнале учета потоков рабочей силы (некоторые называют его журналом).

Вносим запись о поощрении и награждении

Правильное заполнение записной книжки (2020 г.) чрезвычайно важно, особенно в свете недавних пенсионных реформ. ПФР не примет документы, которые заполнены неправильно или просто не пройдут стаж работы человека, составленного с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и мы не хотим тратить это время на исправление чужих ошибок.

Вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка, ее заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и рубрики о работе, в трудовой книжке есть еще один столбец – информация о вознаграждениях и поощрениях.

    В трудовую книжку также вносятся записи о профессиональных заслугах сотрудника, поощрениях и поощрениях за хорошую работу (информация о штрафных санкциях не вводится). Все новые данные вводятся на основании приказа работодателя. Алгоритм записи такой же, как и при приеме на работу, схема и правила заполнения трудовой книжки – выше. Самое главное, что нужно знать о картридже: прошивается (прямо нитками, как – неважно, важно, чтобы он был прикреплен); при заполнении вкладыша содержащиеся в нем персональные данные должны соответствовать данным, указанным на титульном листе трудовой книжки;

номер вставки занести в трудовую книжку;

Оцените статью
Добавить комментарий